Az ICF Magyar Tagozata Egyesület 2018. május 25.-től érvényes ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA ÉS ÉRINTETTEK RÉSZÉRE SZÓLÓ TÁJÉKOZTATÁS

Bevezetés

Az ICF Magyar Tagozata Egyesület (székhely: 1023 Budapest, Bécsi út 25; nyilvántartási száma: 01-02-0014415; a továbbiakban: Egyesület vagy Adatkezelő) elkötelezett a munkatársai és üzleti partnerei, valamint velük kapcsolatba kerülő harmadik személyek, ideértve a http://www.coachszovetseg.hu/ honlap látogatóit is, (továbbiakban: Érintettek) személyes adatainak védelme érdekében, kiemelten fontosnak tartják az önrendelkezési jog tiszteletben tartását.

A jelen szabályzat megalkotásának célja annak biztosítása, hogy az Adatkezelő megfeleljen az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályi előírásoknak és megfelelő tájékoztatást nyújtson az érintettek részére a személyes adataik kezeléséről. Az Adatkezelő valamennyi adatkezelése során jelen adatkezelési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat), továbbá egyéb belső szabályzatai, utasításai rendelkezései szerint jár el.

A jelen Szabályzat Általános része az általános, minden adatkezelésre irányadó szabályokat rögzíti, a Különös része pedig specifikusan az egyes adatkezelésekre vonatkozó szabályokat és tájékoztatásokat tartalmazza.

Kérjük, hogy figyelmesen olvassa el a teljes szabályzatot, mert csak így kaphat teljes képet az adatkezelések során irányadó szabályokról!

Az Adatkezelő az általa rögzített, illetve részére átadott személyes adatokat bizalmasan, az adatvédelmi jogszabályokkal összhangban, a jelen adatkezelési szabályzatban rögzített módon kezeli, biztosítja annak a törvényi célnak az elérést, hogy személyes adatával mindenki maga rendelkezzen. Mindezeken túl az Adatkezelő az adatkezelések során gondoskodik az adatok biztonságáról, megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és külön szabályzatot keretei között kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

A jelen Szabályzat – bár a Szövetség törekedett a teljes körű szabályozásra – nem szükségszerűen tartalmazza az összes adatkezelést. Amennyiben olyan adatkezelés szükségessége merül fel, ami a jelen Szabályzatban nem került rögzítésre, úgy a Egyesület minden alkalommal külön adatkezelési összefoglaló közzétételével tájékoztatja az Érintetteket az adott adatkezeléssel összefüggő lényeges körülményekről.

A jelen szabályzat egy mindenkor hatályos példányát a Egyesület székhelyén kell tartani.

A jelen Szabályzat mindenkor hatályos változata elérhető a www. coachszovetseg.hu/Adatbiztonság és felhasználási feltételek menüpontban.

Vonatkozó jogszabályok

AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE REGULATION (EU) 2016/679 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) (továbbiakban: GDPR)

2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (továbbiakban: Info tv.)

2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (továbbiakban: Ptk.)

2012. évi C. törvény a Büntető Törvénykönyvről (továbbiakban: Btk.)

2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvértől (továbbiakban: Mt.)

2000. évi C. törvény a Számvitelről (továbbiakban: Számviteli tv.)

2017. évi LIII. törvény a Pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról (továbbiakban: Pmt.)

2008. évi XLVII. törvény a fogyasztókkal szembeni tisztességtelen kereskedelmi gyakorlat tilalmáról (továbbiakban: Fttv.)

2008. évi XLVIII. törvény a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól (továbbiakban: Grtv.)

2001. évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről (továbbiakban: Ektv.)

2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről (továbbiakban: Art.)

A szabályzat célja

A jelen Szabályzatban rögzített szabályok alkalmazása és betartása/betartatása útján a szabályozás célja a vonatkozó jogszabályokban, így különösen a GDPR-ban rögzített előírások gyakorlatban való érvényesülésének biztosítása. Ennek keretében a Egyesület a jelen Szabályzattal, és a kialakított belső eljárásrendekkel

• biztosítja az Érintetteknek a személyes adatok védelméhez fűződő alapvető jogai érvényesülését, az adatbiztonsági követelmények betartását, betartatását;
• szabályozza az adatokhoz történő jogosulatlan hozzáférés megakadályozásának gyakorlatát, valamint meghatározza azokat a szabályokat, melyek biztosítják az adatok törvénysértő megváltoztatásának, az adatok jogosulatlanul való felhasználásának, valamint engedély nélküli nyilvánosságra hozatalának megakadályozását;
• meghatározza az elektronikus úton történő adatkezelés, feldolgozás, felhasználás, továbbítás, megsemmisítés pontos és biztonságos rendjét;
• megfelelő tájékoztatást nyújt az Érintettek részére a személyes adatainak kezeléséről, az érintettek jogairól és jogaik érvényesítéséről.

1. Általános rész

1.1. Fogalmak

A Szabályzat alkalmazása során:

„személyes adat”:

azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható – tehát minden olyan adat személyes adatnak minősül, ami alapján az érintett azonosítható: név, lakcím, telefonszám, GPS adat, IP cím stb.

„adatkezelés”:

a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés – tehát minden olyan tevékenység, ami az adatokkal kapcsolatos: adatok felvétele, adatokban való betekintés, adatok rendszerezése stb.

„profilalkotás”:

személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;

„álnevesítés”:

a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

„nyilvántartási rendszer”:

a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető

„adatkezelő”:

az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja; - az adatkezelő jelen esetben a Egyesület;

„adatfeldolgozó”:

az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel; adatfeldolgozónak minősül minden olyan személy vagy vállalkozás, aki a Egyesület megbízásából és utasításai szerint a személyes adatokkal meghatározott műveleteket végez (könyvelő/bérszámfejtő, tárhely szolgáltató, szoftver szolgáltató, levelezési szolgáltató stb.)

„címzett”:

az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak; - címzettnek minősül minden olyan személy, társaság vagy hatóság, aki részére az adatok továbbításra kerülnek, vagy akik az adatokhoz hozzáférnek: pl. adóhatóság, adatfeldolgozó stb.)

„harmadik fél”:

az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak; - minden olyan személy vagy társaság, aki alapesetben nem hozható összefüggésbe az adatkezeléssel;

„az érintett hozzájárulása”:

az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez; - ilyen lehet az írásbeli hozzájáruló nyilatkozat, a honlapon a hozzájárulási checkbox kipipálása stb., fontos tudni, hogy adatvédelmi szempontból a hallgatás nem minősülhet beleegyezésnek)

„adatvédelmi incidens”:

a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi; - minden olyan esemény, ami az adatokat veszélyezteti: pl. hacker támadás, irattár leégése, de ilyennek minősül például az adatokat tartalmazó laptop, mobil telefon, adathordozó elvesztése, személyes adatok rossz e-mail címre küldése, személyes adatok nem biztonságos tárolása (pl. szemetesbe dobott fizetési papírok); adatok nem biztonságos továbbítása, ügyfél- és vevő- partnerlisták illetéktelen másolása stb.)

személyes adatok különleges kategóriái

„genetikai adat”:

egy természetes személy örökölt vagy szerzett genetikai jellemzőire vonatkozó minden olyan személyes adat, amely az adott személy fiziológiájára vagy egészségi állapotára vonatkozó egyedi információt hordoz, és amely elsősorban az említett természetes személyből vett biológiai minta elemzéséből ered;

„biometrikus adat”:

egy természetes személy testi, fiziológiai vagy viselkedési jellemzőire vonatkozó minden olyan sajátos technikai eljárásokkal nyert személyes adat, amely lehetővé teszi vagy megerősíti a természetes személy egyedi azonosítását, ilyen például az arckép vagy a daktiloszkópiai adat;

„egészségügyi adat”:

egy természetes személy testi vagy pszichikai egészségi állapotára vonatkozó személyes adat, ideértve a természetes személy számára nyújtott egészségügyi szolgáltatásokra vonatkozó olyan adatot is, amely információt hordoz a természetes személy egészségi állapotáról;

1.2. Az adatkezelés elvei

A személyes adatok

• kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon kell végezni („jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság”); - ami azt jelenti, hogy az adatokat csak a vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint szabad kezelni, és az érintett részére lehetővé kell tenni, hogy az adatkezelés körülményeiről (céljai, jogalap, időtartam stb.) megfelelően tájékozódhasson;
• gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történhet, és azokat nem szabad kezelni a meghatározott célokkal össze nem egyeztethető módon (közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból történő további adatkezelés megengedett) („célhoz kötöttség”); - ami azt jelenti, hogy egy meghatározott célból kezelt adatot csak kivételesen lehet más célra is felhasználni;
• az adatkezelés céljai szempontjából megfelelőek és relevánsak kell, hogy legyenek, és a szükségesre kell korlátozódniuk („adattakarékosság”); - ami azt jelenti, hogy csak akkor kezelhető a személyes adat, ha nincs más mód a meghatározott cél elérésére;
• pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; minden ésszerű intézkedést meg kell tenni annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék vagy helyesbítsék („pontosság”); - ami azt jelenti, hogy az adatokban bekövetkező változásokat a lehet leghamarabb át kell vezetni;
• tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé; („korlátozott tárolhatóság”); ez azt jelenti, hogy a meghatározott cél elérését (az adatkezelés maximális időtartamát) követően az adatot vagy törölni kell, vagy anonimizálni kell, hogy az adatból már ne lehessen az érintettet azonosítani;
• kezelését oly módon kell végezni, hogy megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve („integritás és bizalmas jelleg”); - megfelelő IT és egyéb biztonsági intézkedések kellenek, hogy illetéktelenek ne férjenek hozzá az adatokhoz;
• Az adatkezelő felelős a fentieknek való megfelelésért, továbbá képesnek kell lennie e megfelelés igazolására („elszámoltathatóság”) – az adatkezelő az adatkezelési folyamatait belső utasításokkal, szabályozásokkal rögzíti, hogy a szervezetben pontosan követhetők legyen a folyamatok (és szükség esetén ez igazolható legyen a hatóságok felé).

1.3. Az adatkezelés céljai és jogalapok

Adatkezelések céljai

Az adatkezelések célját az Egyesület minden egyes adatkezelés esetén külön határozza meg, ezek a Különös részben kerülnek rögzítésre. Általános jelleggel elmondható, hogy az Érintettek adatait az Egyesület működésével összefüggő tevékenysége, szerződéses jogai és kötelezettségei, valamint jogos érdekei érvényesítése céljából kezeljük.

Adatkezelések jogalapja

Az adatkezelések jogalapját az Egyesület szintén minden egyes adatkezelés esetén külön határozza meg, ezek is a Különös részben kerülnek rögzítésre.

A GDPR az adatkezelések jogalapjaként 6 típust különböztet meg, melyek a következők:

• Az érintett hozzájárulásán alapuló adatkezelések (érintett hozzájárulása)

  Az érintett hozzájárulása minden esetben önkéntes, és kizárólag valamilyen aktív cselekménnyel valósulhat meg (a hallgatás nem beleegyezés). Ilyen lehet az írásbeli hozzájárulás (akár külön nyilatkozatban, akár például egy szerződés aláírásával, ahol a szerződés maga tartalmazza a hozzájárulást), az elektronikus felületen történő checkbox kipipálás, „hozzájárulok” gombra kattintás stb.).

  A hozzájárulást minden egyes adatkezelés tekintetében külön-külön kell/lehet megadni.

  Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelések jogszerűségét, tehát a hozzájárulást csak a jövőre nézve lehet visszavonni. A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását, tehát a hozzájárulás visszavonása történhet akár egy írásbeli levél formájában, továbbá telefonon, e-mail-ben megküldött nyilatkozat formájában is.

  16 évet be nem töltött személy, illetve a cselekvőképességében korlátozott személy hozzájáruló jognyilatkozata akkor érvényes, ha azt a gyermek feletti szülői felügyeletet gyakorló/illetve cselekvőképességében korlátozott személy esetén gyámja/gondnoka adta meg.

  Kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg.

• Olyan szerződés megkötéséhez, valamint teljesítéséhez szükséges adatkezelések, amelyben az érintett az egyik fél (szerződéses kötelezettség)

  Amennyiben a személyes adat kezelése nélkül a szerződés teljesítése nem lehetséges, úgy ez jogszerű indoka lehet az adatkezelésnek. Ilyen esetben nem szükséges az érintett külön hozzájárulása.

  A szerződések teljesítése körében felmerülő adatkezelések leggyakrabban a szerződő felek szerződésben rögzített személyes adataira vonatkoznak (név, lakcím stb.), de ilyenek lehetek például egy szolgáltatás igénybe vétele esetén a szolgáltatás igénybe vételével összefüggő adatok.

• Olyan adatkezelések, ahol az adatkezelés szükségességét (kötelezően) jogszabály írja elő (jogszabályi kötelezettség)

  A jogszabályokon alapuló adatkezelések célja az adott jogszabályban foglalt kötelezettségek teljesítése. A jogszabályban elrendelt adatkezelések kötelező adatkezeléseknek minősülnek, melyek mértékét és időtartamát minden esetben a vonatkozó jogszabályok határozzák meg. Nagy számú jogszabály ír elő adatkezelési kötelezettséget. Fontos, hogy a jogszabályi kötelezettség nem opcionális, tehát azokat minden esetben teljesíteni kell.

• Olyan adatkezelések, ahol az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges

  Olyan speciális esetben, amikor az érintett nem tudja a saját érdekeit érvényesíteni, vagy az eljárásában akadályoztatva van, lehetőség van arra, hogy az adatai kizárólag a szükséges mértékben, és kizárólag az akadályoztatás idejére a létfontosságú érdek érvényesítése körében kerüljön kezelése.

• Olyan adatkezelések, ahol az adatkezelés közérdekű vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges (hatósági adatkezelések)

  Miután az Egyesület nem hatóság, így ilyen jogalapon nem végez adatkezelést.

• Olyan adatkezelések, ahol az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges (jogos érdek)

  A jogos érdek alapja általában egy jogszabályban, vagy megállapodásban rögzített, illetve üzleti szempontból méltányolható jog érvényesítése, ugyanakkor ez egy lehetőség, és nem kötelezettség, mint pl. a jogszabályi kötelezettségen alapuló adatkezelések.

  A jogos érdeken alapuló adatkezelések az Egyesület döntésétől függnek és az alábbi főbb célokból kerülhet sor rá:

  • marketing, üzletszerzési célok, hírlevelek, az Egyesület népszerűsítése;
  • honlapon/elektronikus felületen a szolgáltatások optimalizálása, valamint a szolgáltatások használatára vonatkozó információk gyűjtése (pl. cookie-k alkalmazása)

  Fontos körülmény, hogy a jogos érdek alkalmazásának feltétele, hogy ezen érdekekkel szemben ne élvezzen elsőbbséget az Érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé (különösen, ha az érintett gyermek).

  Minden olyan esetben tehát, amikor az adatkezelés jogalapja az Egyesület jogos érdeke, az Egyesület egy úgynevezett érdekmérlegelési teszt alapján dönt az adatkezelés megengedhetőségéről. Az érdekmérlegelési teszt lényege, hogy az Egyesület azonosítja az elérni kívánt célját, annak lehetséges eszközeit, és ezzel szembeállítva megvizsgálja az Érintettek jogait és jogos érdekeit, és csak akkor kezelheti az adatokat, ha az Egyesület jogos érdeke felülírja az Érintett jogos érdekét.

  Az érdekmérlegelési tesztet az Egyesület minden esetben írásban dokumentálja, annak megállításairól pedig az Érintett tájékoztatást kérhet.

Az Egyesület a vele kapcsolatba kerülő Érintettek által közvetlenül (honlapon való böngészés során, hírlevélre feliratkozás során, szakmai kapcsolattartás során stb.) megadott adatokat, továbbá nyilvános adatbázisban közzétett adatokat (üzleti partnerek cégkivonatában/Egyéni vállalkozók nyilvántartásában szereplő adatait), valamint harmadik személyek által jogszerűen rendelkezésre bocsátott adatokat kezel. Az Egyesület szolgáltatásként adatfeldolgozási tevékenységet nem végez, de ez nem zárja ki azt, hogy egyes jogviszonyokban az Egyesület adatfeldolgozónak minősüljön.

1.4. Általános tájékoztatás az egyesület adatkezeléseiről

Az adatkezelőnek kötelezettsége, hogy az érintettet a személyes adatai kezeléséről, tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazott tájékoztatást nyújtson. Az Egyesület ezen tájékoztatási kötelezettségének a jelen Szabályzat elfogadásával és közzétételével tesz eleget.

Amennyiben az itt megfogalmazottakkal kapcsolatosan bármilyen kérdése lenne, illetve ha a jelen Szabályzatban rögzített jogait érvényesíteni kívánja, lépjen velünk kapcsolatba.

1. Az Egyesület hivatalos elérhetőségei a jelen Szabályzat végén kerülnek rögzítésre.
2. Az adatkezelés során alkalmazott adatfeldolgozók adatai a Szabályzat végén kerülnek feltüntetésre, és a Különös részben minden egyes adatkezelés esetén röviden meghatározásra kerül az adott adatkezeléshez kapcsolódó adatfeldolgozó kategóriája (az általa nyújtott szolgáltatás megjelölése útján). Adatfeldolgozó csak olyan személy/vállalkozás lehet, aki írásbeli szerződésben vállalja az adatfeldolgozási feladatok ellátását, és akik, vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására (az adatkezelés célját, jogalapját, az adatkezelési feladatokat és körülményeket, ideérve a szükséges biztonsági intézkedéseket is az Egyesület határozza meg). Az adatfeldolgozó nem jogosult az általa kezelt adatokat saját célra felhasználni.
3. Az Egyesületnél jelenleg nem működik adatvédelmi tisztviselő, amennyiben ilyen személy kinevezésre kerül, úgy az elérhetőségét az Egyesület a Honlapján közzéteszi.
4. Az adatkezelések célja és jogalapja minden egyes adatkezelés esetében a Különös részben kerül feltüntetésre. Amennyiben az adatkezelés az Egyesület jogos érdekén alapul, úgy a különös rész ezen specifikus jogos érdeket külön meghatározza.

5. Szintén a Különös részben kerül feltüntetésre, hogy a kezelt személyes adatokhoz ki fér és férhet hozzá, azok kihez, milyen célból (adatfeldolgozóhoz, hatósághoz, harmadik személyhez) kerülnek továbbításra (adatkezelés címzettjei)

   Az adatok továbbításával összefüggésben az Egyesület az alábbiakról tájékoztatja az Érintetteket:

   • Az Egyesület az általa kezelt személyes adatokat a jogszabályi kötelezettséggel előírt hatóságok részére továbbítja (NAV, Hatósági ellenőrzések stb.).
   • Az Egyesület az adatokat a jogos érdekeinek az érvényesítéséhez jogosult bíróságok, hatóságok részére továbbítani (kártérítési igények, bűncselekmények gyanúja esetén a feljelentéshez szükséges adatok stb.).
   • Az Egyesület jogosult a kötelezettségei teljesítéséhez és jogai érvényesítéséhez adatfeldolgozókat igénybe venni (tárhely szolgáltató, könyvelő, bérszámfejtő, ügyvéd), ezek listája a jelen Szabályzat végén található.
   • Az Egyesület EGT térségen kívüli területre kizárólag akkor továbbít személyes adatot, (pl. harmadik országbeli tárhely szolgáltató) ha az érintett ország rendelkezik a Bizottság megfelelőségi határozatával, vagy ha az adattovábbítás megfelelő és alkalmas garanciák mellett történik; ez utóbbiakról az érintettek bármikor információt kérhetnek az Egyesülettől és részletes tájékoztatást találhatnak a Bizottság https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu_en oldalán.
6. Az egyes adatkezelések időtartamát, és az adatok/dokumentumok megőrzésének idejét az 1. számú melléklet tartalmazza. Amennyiben egy adat/dokumentum esetében nem határozható meg a pontos időtartam, úgy az időtartam meghatározásának szempontjai kerülnek rögzítésre.
7. Az érintett kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, bizonyos esetekben joga van az adathordozhatósághoz. Hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulást bármikor, díjmentesen visszavonhatja. Az érintett jogosult a felügyeleti hatósághoz panaszt benyújtani. Az érintettek adatkezeléssel összefüggő jogait részletesen a következő 1.6. pont tartalmazza.
8. Az Érintettek adatainak kezelése során:
   1. Amikor az adatkezelés jogszabályon alapul, a személyes adatok megadásának kötelezettségét a jogszabály írja elő, ilyen esetben az adatokat az Érintettek kötelesek megadni;
   2. Amikor az adatkezelésre szerződéses kötelezettség teljesítése érdekében kerül sor, úgy az adat szolgáltatása szerződéses kötelezettségen alapul. Ha ilyen esetben az adatok megadása a szerződéskötés előfeltétele, ezt a tény az Egyesület a Különös Részben külön jelzi;
   3. jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén az Érintett bármikor tiltakozhat az adatkezelés ellen, mely esetben – ha az adatokat más jogalapon már nem lehet kezelni, és nincs olyan kényszerítő erejű jogos ok, amely elsőbbséget élvezne az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben – az adatok törlésre kerülnek.
9. az Egyesület automatikus döntéshozatalt, és profilalkotást nem végez.

1.5. Az érintettek adatkezeléssel összefüggő jogai

Az Egyesület adatkezeléseivel összefüggésben Önt az alábbi jogok illetik meg.

Az érintett hozzáférési joga

Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

• az adatkezelés céljai;
• az érintett személyes adatok kategóriái;
• azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják, ideértve különösen a harmadik országbeli címzetteket, illetve a nemzetközi szervezeteket;
• adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ha ez nem lehetséges, ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
• az érintett azon joga, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
• a valamely felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
• ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
• történik-e automatizált döntéshozatal, illetve profilalkotás;
• ha személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kerül sor, az érintett jogosult arra, hogy tájékoztatást kapjon a továbbításra vonatkozó megfelelő garanciákról.

Amennyiben tehát Ön szeretné tudni, hogy az Egyesület kezeli-e a személyes adatát, és ha igen akkor milyen körülmények között, akkor erről tájékoztatást kérhet.

Az Egyesület az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát igény esetén az érintett rendelkezésére bocsátja. Az érintett által kért további másolatokért adminisztratív díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri.

A helyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

Kérjük amennyiben bármilyen személyes adata megváltozik, ezt jelezze, hogy az adatot javíthassuk a nyilvántartásunkban.

Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat a helyesbítésről akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az Adatkezelő tájékoztatást ad ezen címzettekről.

A törléshez való jog („az elfeledtetéshez való jog”)

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:

• a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték (megvalósult az adatkezelés célja)
• az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
• az adatkezelés jogalapja az adatkezelő jogos érdeke és az érintett tiltakozik az adatkezelések ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett tiltakozik a közvetlen üzletszerzést célzó adatkezelés ellen;
• a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
• a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell (pl. ha hatóság előírja).

Ha az Adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és azt a fentiek szerint azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az ésszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.

Az Adatkezelő nem köteles az adatokat törölni, ha az adatkezelés szükséges

• a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
• a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó jogszabály szerinti kötelezettség teljesítése céljából;
• bizonyos esetekben a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
• közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben törlés valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ennek a célnak az elérést;
• jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.

Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat a törlésről akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatást ad ezen címzettekről.

Amennyiben tehát Ön úgy gondolja, hogy a törlés feltételei fennállnak, úgy bármikor kérheti az adatai törlését.

Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

• az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát (tehát amíg nem nyer bizonyosságot, hogy a kezelt adatok helyesek);
• az adatkezelés jogellenes, az érintett azonban ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását (mer utóbb esetleg az adatkezelés jogszerűvé tehető és akkor nem kell újra felvenni az adatokat);
• az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez;
• az érintett tiltakozott a jogos érdeken alapul adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Ha az Adatkezelés a fentiek szerint korlátozásra kerül, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy fontos közérdekéből lehet kezelni. Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról az adatkezelő az érintettet előzetesen tájékoztatja.

Az Adatkezelő minden olyan címzettet tájékoztat a korlátozásról akivel, illetve amellyel a személyes adatot közölték, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet kérésére az adatkezelő tájékoztatást ad ezen címzettekről.

Ha Ön kéri az adatkezelés korlátozását, úgy a kérelmének helyt adó döntés esetén az adatkezelési jog kizárólag arra terjed ki, hogy tároljuk az Ön adatait, és azokat csak az Ön hozzájárulásával, vagy jogi igény érvényesítése céljából kezeljük.

Az adathordozhatósághoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa egy adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az az adatkezelő, amelynek a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása vagy szerződés teljesítése, és az adatkezelés automatizált módon történik.

Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.

Ha tehát az adatkezelésre az Ön hozzájárulása alapján, vagy szerződés teljesítése érdekében kerül sor, és az adatok automatizáltan kerülnek feldolgozásra, úgy Ön kérheti, hogy elektronikusan bocsássuk az Ön vagy az Ön által meghatározott személy rendelkezésére az adatokat.

A tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a közérdekből történő, vagy az Egyesület jogos érdekén alapuló kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Ebben az esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelő bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik (pl. marketing, hírlevél stb.) az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik.

Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.

Ha tehát az adatkezelés jogalapja az Egyesület jogos érdeke, akkor Ön bármikor tiltakozhat az adatai kezelése ellen.

Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást

Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

A fentiek nem alkalmazandók abban az esetben, ha a döntés:

• az érintett és az adatkezelő közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges;
• meghozatalát az adatkezelőre alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
• az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.

Az Egyesület nem alkalmaz automatizált döntéshozatali eljárást.

A felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga, bírósági eljárás

Az egyéb közigazgatási vagy bírósági jogorvoslatok sérelme nélkül, minden érintett jogosult arra, hogy panaszt tegyen egy felügyeleti hatóságnál – különösen a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállamban, ha az érintett megítélése szerint a rá vonatkozó személyes adatok kezelése megsérti a GDPR rendelkezéseit.

A panasz tárgyát a felügyeleti hatóság kivizsgálja és ésszerű határidőn belül tájékoztatja a panaszost a vizsgálattal kapcsolatos fejleményekről és eredményekről, különösen, ha további vizsgálat vagy egy másik felügyeleti hatósággal való együttműködés válik szükségessé. A panasz nyomán a felügyeleti hatóság jogosult eljárást kezdeményezni az adatkezelővel szemben.

Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

A magyar felügyeleti hatóság pontos elérhetősége a jelen Szabályzat végén kerül feltüntetésre.

Korlátozások

Az Adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog jogalkotási intézkedésekkel bizonyos esetekben korlátozhatja az érintettek fentiek szerint meghatározott jogait.

Nyilvántartás

Az érintettek megkereséseiről, és az azokra adott reakciókról az adatkezelő nyilvántartást vezet.

Kártérítés és sérelemdíj

Ha az Adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak kárt okoz, köteles azt megtéríteni.

Ha az Adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével az érintett személyiségi jogát megsérti, az érintett az Adatkezelőtől sérelemdíjat követelhet.

Az érintettel szemben az Adatkezelő felel az adatfeldolgozó által okozott kárért, és az Adatkezelő köteles megfizetni az érintettnek az adatfeldolgozó által okozott személyiségi jogsértés esetén járó sérelemdíjat is.

Az Adatkezelő mentesül az okozott kárért való felelősség és a sérelemdíj megfizetésének kötelezettsége alól, ha bizonyítja, hogy a kárt vagy az érintett személyiségi jogának sérelmét az adatkezelés körén kívül eső elháríthatatlan ok idézte elő.

Nem kell megtéríteni a kárt és nem követelhető a sérelemdíj annyiban, amennyiben a kár a károsult vagy a személyiségi jog megsértésével okozott jogsérelem az érintett szándékos vagy súlyosan gondatlan magatartásából származott.

1.6. Az adatbiztonság követelménye

Az Egyesület által kezelt személyes adatokat az Egyesület elektronikus formában és/vagy papír alapon tárolja.

Az adatok biztonsága érdekében az Egyesület megfelelő szervezeti és technikai intézkedéseket alkalmaz. A biztonság megfelelő szintjének meghatározásakor kifejezetten figyelembe vesszük az Adatkezelésből eredő olyan kockázatokat, amelyek különösen a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítéséből, elvesztéséből, megváltoztatásából, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalából vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférésből erednek.

Az elektronikus formában tárolt adatok az Egyesület tulajdonát képező, az Elnök által kizárólagosan használt hordozható hardver eszközön, valamint az adminisztratív szolgáltató, mint adatfeldolgozó hordozható hardver eszközén kerülnek tárolásra. A weboldal adatai a tárhely szolgáltató, mint adatfeldolgozó szerverén kerülnek tárolásra.

Az elektronikusan tárolt adatok biztonsága érdekében alkalmazott további szervezeti és IT biztonsági intézkedéseket a Biztonsági Szabályzat tartalmazza.

A személyes adatokat tartalmazó papír alapú dokumentumok külön irattári szabályok szerint kerülnek lefűzésre. A személyes adatokat tartalmazó mappákat zárható szekrényben tároljuk az Egyesület székhelyén, melyet minden nap nyitunk és zárunk. Az iratszekrényhez az Elnök rendelkezik hozzáféréssel. A papír alapú dokumentáció átadásra kerülhet az adminisztratív szolgáltató, mint adatfeldolgozó részére, aki ugyanolyan intézkedéseket köteles alkalmazni az adatok védelme érdekében.

Az irodaterületre való belépések körében alkalmazott biztonsági intézkedéseket a Biztonsági Szabályzat tartalmazza.

Az adatbiztonság követelményének érvényesüléséről az Adatkezelő a jelen Szabályzattal, illetve külön utasításokkal, szabályzatokkal gondoskodik. Az Adatkezelő gondoskodik arról, hogy a jelen Szabályzat, valamint a külön utasítások és szabályzatok mindenkor hatályos tartalmát a munkavállalói, illetve érdekkörében eljáró harmadik személyek (így különösen az adatfeldolgozók) megismerjék, és ezeknek megfelelően járjanak el.

1.7. Adattovábbítás

Az Egyesület által kezelt személyes adatok csak a következő esetekben és csak a következő címzettek részére kerülhetnek átadásra:

1. az adatkezelési célok elérése érdekében, adatfeldolgozó részére;
2. az adatkezelési cél elérése érdekében, meghatározott más adatkezelő részére, az érintett hozzájárulása alapján;
3. az GDPR előírásainak betartása érdekében az adatkezeléssel érintett kérelmére;
4. jogszabály előírása, illetve hatósági kötelezés alapján a jogszabályban meghatározott címzett részére;
5. bűncselekmény vagy szabálysértés gyanújának észlelése esetén, továbbá megkeresés alapján a nyomozó hatóságnak, valamint a szabálysértés miatt eljáró hatóságnak és a szabálysértés miatt előkészítő eljárást folytató szervnek.

Az Adatkezelő a jelenlegi adatkezelései során a weboldal működtetésével és használatával összefüggő adatokat továbbítja EGT-n kívüli országba, tekintettel arra, hogy a weboldal tárhely szolgáltatását egy US székhelyű vállalkozás végzi, és mint ilyen, adatfeldolgozónak minősül. A tárhely szolgáltató megfelel az EU megfelelőségi határozata kritériumainak (Privacy Shield).

1.8. Adatfeldolgozás

Az Egyesület a működése biztosítása érdekében különböző szolgáltatásokat vesz igénybe (pl. szerver szolgáltató, postázási szolgáltató, könyvelő, futár, IT szolgáltató stb.). Az ilyen szolgáltatások gyakran járnak együtt személyes adatok kezelésével.

Ilyen szolgáltatások igénybe vétele esetén az Egyesület adatkezelőnek, a szolgáltató pedig adatfeldolgozónak minősül.

Az Egyesület kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

Az adatfeldolgozónak a személyes adatok feldolgozásával kapcsolatos jogait és kötelezettségeit GDPR, valamint az adatkezelésre vonatkozó külön törvények keretei között az Adatkezelő határozza meg, azaz az Egyesület határozza meg az adatfeldolgozó(k) számára, hogy milyen adatokkal milyen műveleteket hajtsanak végre. Az adott utasítások jogszerűségéért az Adatkezelő felel.

Az adatfeldolgozó az Adatkezelő rendelkezése szerint vehet igénybe további adatfeldolgozót.

Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni, illetve szükség esetén törölni.

Az adatfeldolgozásra vonatkozó megállapodást írásba kell foglalni, melyben meg kell határozni legalább adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint az adatkezelő GDPR szerinti kötelezettségeit és jogait, valamint felelősségét.

A vonatkozó jogszabályi rendelkezés szerint adatfeldolgozással nem bízható meg olyan szervezet, amely a feldolgozandó személyes adatokat felhasználó üzleti tevékenységben érdekelt.

Az Egyesület által alkalmazott adatfeldolgozók részletes adatai a jelen Szabályzat végén kerülnek feltüntetésre. Az Egyesület által alkalmazott Szerver szolgáltató és az IT szolgáltató minden elektronikusan rögzített adathoz hozzáféréssel rendelkezik, így ezen szolgáltatók a Különös részben az Adatkezelés címzettjei között már nem kerülnek külön feltüntetésre.

2. Különös rész

2.1. Tagok adatainak kezelése

2.1.1. Az Egyesület tagja az lehet, aki belépési nyilatkozatot ír alá, és akinek a tagfelvételét a Közgyűlés jóváhagyja. Az Egyesület a tagjairól jogszabályi kötelezettség alapján nyilvántartást vezet (tagjegyzék). A tagjegyzék tartalmazza a nem természetes személy tagok képviselőinek személyes adatait. A tagnyilvántartás nem nyilvános, azonban azt az Egyesület nyilvántartását vezető Törvényszék részére be kell nyújtani.

A Belépési Nyilatkozatokat és a Tagnyilvántartást az Egyesület működésének időtartamáig kezeljük.

2.1.2. Az Egyesület a működésével, tevékenységével összefüggésben a tagjaival rendszeresen kapcsolatot tart e-mailben, telefonon, ehhez nyilvántartja a tagok elérhetőségi adatait.

A tagok kapcsolattartási adatait a tagság időtartamáig kezeljük.

2.1.3. Az Egyesület a tagok(képviselőik) részvételével megtartott közgyűlésen köteles a résztevőket azonosítani, ennek keretében meggyőződik a tagok és képviselőik személyazonosságáról és kezeli a tagok és képviselői ezzel összefüggő adatait. A közgyűlésről jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza a közgyűlés tisztségviselőinek a nevét.

A Közgyűlések dokumentációját az Egyesület működésének időtartamáig kezeljük.

2.2. Az Egyesület szerveinek természetes személy tagjai adatinak kezelése

Az Egyesületnél az alábbi szervek működnek: Elnökség, Etikai bizottság, Felügyelő bizottság, Minősítő szervezet, Kommunikációs szervezet, Minősítési és Képzési Tanácsadó Testület.

Ezen szervek tagjait a közgyűlés választja és a jogviszony a megválasztást elfogadó nyilatkozattal jön létre. Az elfogadó nyilatkozatban az érintett a tisztségelfogadás mellett arról is nyilatkozik, hogy a személyes adatainak kezeléséhez hozzájárul.

Az Elfogadó Nyilatkozatokat az Egyesület működésének időtartamáig kezeljük.

2.3. Ügyfélkapcsolati adatok kezelése

Az Egyesület a tevékenységével összefüggésben, szerződések létesítése és teljesítése, valamint az ezekkel összefüggő egyéb kötelezettségek teljesítése (beszerzés szervezése, számlázás/számlafizetés, panaszügyek kezelése, jótállási/szavatossági igények intézése stb.), céljából a vele ügyfélkapcsolatban álló, illetve ilyen kapcsolatot létesíteni kívánó személyek (jogi személyek esetén az azokat képviselő személyek) adatait kezeli.

A partnerekkel kötött szerződéssel érintett adatok kezelése egyrészről a szerződés példányok papír alapú irattárazásával (az Egyesület székhelyén), másrészről az adatoknak elektronikus mentésével valósul meg.

Az Ügyfélkapcsolati adatokat az ügyfélkapcsolati jogviszony megszűnését követő 5 évig (általános elévülési idő), az ügyfélkapcsolat alapján kiállított számviteli bizonylatokat az utolsó bizonylat kiállítása évének utolsó napjától számított 8 évig kezeljük.

Az Egyesület 2.5 M összeget elérő készpénz teljesítést nem fogad el (kizárólag bankszámla utalást), így Pmt. szerinti ügyfél azonosítást nem köteles végezni, amennyiben ilyen igénye felmerül, az Egyesület a Pmt. szerinti azonosítás részleteiről külön tájékoztatja az érintettet.

2.4. Honlap felhasználók adatainak kezelése

Az Egyesület a http://www.coachszovetseg.hu/ honlapján lehetővé teszi, hogy a tagszervezetei felhasználói regisztrációt követően a saját tevékenységükről tájékoztatásokat, híreket tegyenek közzé. A regisztrációs igényt a tagszervezet elektronikus úton továbbítja az Egyesület részére, amit az Adminisztratív szolgáltató rögzít és továbbít a Weboldal működtetéséért felelős szolgáltató felé, aki beállít egy felhasználónevet és jelszót a tagszervezet részére és az közvetlenül továbbítja a tagszervezet felé.

A tagok regisztrációs adatait a hozzájárulás visszavonásáig (regisztráció törléséig) kezeljük.

2.5. Minősített Coach Regiszter

Az Egyesület a http://www.coachfederation.hu/ honlapján ún. Tagok felületet működtet vezet. Ez egy olyan kereshető nyilvántartás, amibe a tagok, mint coach tevékenységet végző magánszemélyek a weboldal felületen az adataik megadásával regisztrálhatnak, és mely regiszterben az érdeklődők kereséseket indíthatnak.

A Tagok felületre regisztráció coach-ok adatait a tagság fennálásáig kezeljük.

2.6. Egyéb, a jelen Szabályzatban nem nevesített adatkezelések

Az Adatkezelő a jelen Adatkezelési Szabályzatban nem részletezett adatkezeléseket is folytathat, ezek vonatkozásában minden esetben az adott adatkezelést megelőzően ad tájékoztatást az érintettek részére, és ezen adatkezelésekre is kiterjed a jelen Szabályzat hatálya.

3. Fontos adatok:

Az ICF Magyar Tagozata Egyesület, mint Adatkezelő adatai és elérhetőségei:
Székhely: 1023 Budapest, Bécsi út 25.
Adószám: 18216547-1-41
Nyilvántartási száma: 01-02-0014415
Nyilvántartó hatóság: Fővárosi Törvényszék
Telefonos elérhetőség:
Elektronikus elérhetőség: titkar@coachingfederation.hu

Adatfeldolgozók adatai és elérhetőségei:

Weboldal tárhely szolgáltató
Név: XET Kft.
Székhely: 1115 Budapest, Fraknó u. 8. B 1/4.
Cégjegyzékszám: 01-09-186623
Telefonos elérhetőség:
Elektronikus elérhetőség: info@xethost.com

Könyvelési, számviteli szolgáltató
Cégnév: Big 7 Kft.
Székhely: 1172 Budapest, XVII utca 12.
Cégjegyzék szám: 01 09 974051
Telefonos elérhetőség: Kanalas Kata 06305172883 Elektronikus elérhetőség: info@big7.hu

Adminisztratív szolgáltató
Név: számlázz.hu
üzemeltető: KBOSS.hu Kft.,
Székhely: 2000 Szentendre, Táltos u. 22/b
cégjegyzékszám: 13-09-101824
Telefonos elérhetőség:
Elektronikus elérhetőség: info@szamlazz.hu

Weboldal működtetését végző szolgáltató
Név: XET Kft.
Székhely: 1115 Budapest, Fraknó u. 8. B 1/4.
Cégjegyzékszám: 01-09-186623
Telefonos elérhetőség:
Elektronikus elérhetőség: info@xethost.com

Tömeges levélküldő szolgáltató:
Cégnév: Mailchimp - The Rocket Science Group, LLC
Székhely: 675 Ponce de Leon Ave NESuite 5000 Atlanta, GA 30308 USA

Hatóság adatai és elérhetőségei:
Megnevezése: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Rövidített neve: NAIH
Székhelye: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Postacím:1530 Budapest, Pf. 5.
Telefon: +36-1-391-1400
Telefax: +36 1 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Jelen szabályzat 2018. május 25. napjától visszavonásig vagy módosításig hatályos.

A Szövetség fenntartja a jogot a jelen Szabályzat megváltoztatására.

A Szövetség a Szabályzattal, annak értelmezésével kapcsolatos tájékoztatást elektronikus formában nyújt. Az ezzel kapcsolatos kérdéseket az titkar@coachfederation.hu e-mail címre megküldve lehet feltenni.

Budapest, 2018. május 25.

ICF Magyar Tagozata Egyesület Képviseli: Csetneki Csaba Elnök